Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 reglementează obligația angajatorilor/prestatorilor care operează efectiv în registru de a prelucra datele cu caracter personal ale salariaților angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, modificată și completată.

În cazul în care o persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, prelucrează date cu caracter personal în scopul stabilit de Hotărârea de Guvern nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, aceasta are calitatea de operator de date cu caracter personal.

Astfel:

angajatorii au calitatea de operatori de date cu caracter personal;
prestatorii care operează efectiv în registru sunt persoane împuternicite de către operator. Efectuarea prelucrărilor prin persoane împuternicite trebuie să se desfășoare în baza unui contract încheiat în formă scrisă, care va cuprinde în mod obligatoriu obligația persoanei împuternicite de a acționa doar în baza instrucțiunilor primite de la operator și faptul că îndeplinirea obligațiilor privind aplicarea de măsuri de securitate revine și persoanei împuternicite.

Operatorii care prelucrează datele angajaților conform Hotărârii de Guvern nr. 500/2011 au, în principal, urmatoarele obligații:

respectarea drepturilor persoanei vizate: dreptul la informare (art. 12), dreptul de acces la date (art. 13), dreptul de intervenție asupra datelor (art. 14), dreptul de opoziție (art. 15), dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale (art. 17) și dreptul de a se adresa justiției (art. 18);
asigurarea confidențialității și securității datelor prelucrate (art. 19 si art. 20).

Operatorii sunt scutiți de obligația de notificare către Autoritatea de supraveghere numai pentru prelucrarea datelor angajaților în vederea îndeplinirii unor obligații legale, conform prevederilor Deciziei nr. 90/2006 emisă de președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal privind cazurile în care nu este necesară notificarea prelucrării unor date cu caracter personal.

În același timp, precizăm că operatorii care prelucrează datele cu caracter personal ale angajaților în scopul stabilit de Hotărârea de Guvern nr. 500/2011 au obligația de a notifica Autoritatea de supraveghere celelalte prelucrări de date cu caracter personal efectuate de societățile respective, ce nu se încadrează în situațiile de excepție de la obligația notificării, stabilite de Autoritatea de Supraveghere prin deciziile 90/2006 și 100/2007, cum ar fi prelucrările de date personale efectuate în scop de: selecție și plasare forță de muncă, tranzacții imobiliare, servicii hoteliere și de turism, monitorizarea/securitatea persoanelor, spațiilor și sau bunurilor publice/private (supraveghere video), servicii de asigurări și reasigurări, marketing direct și altele.