Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal a fost sesizată în legătură cu nemulțumirea unei persoane, angajată a Spitalului de Urgență Ilfov, cu privire la introducerea pentru angajați, a unui sistem de pontaj electronic pe baza impresiunilor digitale. De asemenea, persoana a precizat că și-a exprimat opoziția în legătură cu implementarea acestui tip de sistem de pontaj.

Reprezentanții Autorității naționale de supraveghere, în timpul investigației demarate, au constatat că Spitalul Clinic Județean de Urgență Ilfov a început prelucrarea datelor biometrice, fără să fi notificat această prelucrare, potrivit legii. Notificarea prelucrării ar fi permis efectuarea de către Autoritate a unui control prealabil și adoptarea de măsuri corespunzătoare.

S-a mai constatat că atingerea scopului declarat al prelucrării datelor, respectiv evidențierea timpului de lucru pentru angajații Spitalului, se poate realiza și prin metode alternative, mai puțin intruzive decât prelucrarea datelor biometrice.

Anterior introducerii acestui sistem, evidențierea timpului de lucru s-a realizat prin semnarea condicilor de prezență și era posibilă, de asemenea, utilizarea unor cartele magnetice de acces.

Cu ocazia efectuării investigației s-a constatat, de asemenea, că de la data implementării acestui sistem, numai pentru angajații uneia dintre secțiile spitalului s-a introdus noul sistem de pontare electronic pe baza impresiunilor digitale, prezenta acestora efectuându-se în continuare și prin semnarea condicilor de prezentă. O astfel de situație de utilizare a unor mijloace diferite de atingere a aceluiași scop poate conduce la apariția unor discriminări în aplicarea regulilor interne între angajații aceleiași entități.

Mai mult, pentru datele salvate prin intermediul aplicației de gestionare a prezenței angajaților pe baza datelor biometrice nu a fost implementată până la momentul efectuării investigației posibilitatea efectuării copiilor de siguranța, contrar prevederilor Ordinului nr. 52/2002.

Cu toate că majoritatea angajaților Spitalului au semnat un tabel privind sistemul de pontaj electronic, nu se poate considera că un astfel de acord, în cadrul relațiilor de muncă angajator-angajat, poate fi asimilat unui consimțământ liber exprimat și în cunoștință de cauză, pentru a legitima prelucrarea datelor biometrice în scopul evidențierii timpului de lucru, cu atât mai mult cu cât una din consecințele refuzului de a accepta prelucrarea datelor biometrice putea fi desfacerea contractului de muncă.

Ca atare, reprezentanții Autorității naționale de supraveghere au considerat că prelucrarea datelor biometrice ale angajaților Spitalului este excesivă prin raportare la scopul în care sunt colectate (evidența timpului de lucru al angajaților) și ulterior prelucrate.

Spitalul Clinic Județean de Urgență Ilfov a fost sancționat contravențional.

Având în vedere existența altor mijloace alternative de prelucrare, mai puțin intruzive, ce pot fi utilizate pentru atingerea scopului mai sus menționat, Autoritatea națională de supraveghere a emis o Decizie de suspendare a prelucrării datelor biometrice ale angajaților Spitalului Clinic Județean de Urgență Ilfov, pentru o perioadă de 3 luni. Prin decizie operatorul este obligat să implementeze alte metode de evidențiere a timpului de lucru al angajaților, cu respectarea principiului proporționalității datelor personale.